SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

1.         Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan. Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan atau organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu menerjemahkan antara lain :

a.       Tolak ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan atau oragnisasi berjalan secara efisien, efektif dan produktif.

b.      Kebijakn dalam menentukan tolak ukur di atas

c.       Apresiasi kepada sumber daya yang di miliki perusahaan oragnisasi

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Contohnya :

PT KAWAN LAMA  merupakan perusahaan yang telah berdiri sejak lama dan memiliki cabang yang sangat banyak juga merupakan perusahaan import terbesar di bidang industri, dengan PT QOZNIBI MITRA UTAMA yang baru berdiri beberapa tahun yang lalu serta di dalam hanya merupakan perusahaan dagang di salah satu bidang kemudian untuk jumlah unit karyawannya tidak mencapai ratusan orang.

 Dari kedua perusahaan tersebut akan ada perbedaan dalam manajemennya.

 Contoh untuk PT KAWAN LAMA dalam transaksi sangat tersusun berdasarakn nomor urut, jam atau waktu yang telah dibatasi segala aturan yang telah di tentukan lebih banyak di banding PT QOZNIBI, contoh lainnya misalkan ada customer yang membeli suatu produk yang ada di perusahaan tersebut prosesnya akan lebih mudah dan cepat di perusahaan QOZNIBI barang dapat di terima diwaktu yang sama ketika order, bahkan tidak perlu memubat surat pesanan pembelian akan tetapi untuk KAWAN LAMA pun bukan berarti tidak dapat beroprasional dengan cepat melainkan segala sesuatunya sangat runtut dan berurut di mulai dari pemrosesan surat order pejualan, surat jalan, input dulu surat keluar barang, jadi dalam pengiriman barangnya bisa satu atau dua hari setelah purchase order diterima ( tidak dapat dikirim dalam waktu yang sama saat customer order ) akan tetapi perusahaan besar khususnya perusahaan dadang dalam penjualan bisa sistem COD bahkan tempo dua minggu kenapa dapat seperti itu karena ia sudah memiliki sistem tersendiri untuk mengendalikan jika terjadi kecurangan dalam pembayaran dari customer beda dengan perusahaan kecil lebih cenderung cash karena bendera yang ia punya tidak cukup besar apabila terjadi masalah dalam pembayaran dari pembeli atau customer.­­­

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Contoh kasus :

Ada sebuah perusahaan dagang yang sifatnya Just In Time, katakanlah nama perusahaan itu PT ABC perusahaan ini berdiri sejak 2006 sampai sekarang 2013. Di dalamnya terbagi menjadi tiga produk, dan masing – masing produk tersebut segala sesuatunya di kelola oleh satu orang secara langsung. Produk A, di kelola oleh dua orang, produk B di kelola olah dua orang dan produk C di kelola oleh tiga orang total jadi tujuh orang di tambah ada bagian khusus IT tiga orang.

Dari masing – masing produk tersebut ada pemasaran secara online yaitu dengan cara mengisi website, iklan dengan akun lainnya seperti facebook, twitter, toko online, millis, dan masih banyak macam iklan secara online lainnya guna untuk menjemput pembeli / customer. Dari masing – masing produk tersebut mencapai ribuan tipe – tipe produk dari mulai barang yang bugdetnya ribuan hingga ratusan juta. Selain itu ada pengarsipan document, semacam penawaran harga, purchase order, invoice, kwitansi, nota penjualan, surat jalan, dan lain – lain yang di buat secara urut berdasarkan masing – masing produk atau divisi.

Selain di rincikan secara urut dan rapi di computer juga di arsipkan di lemari besi untuk berkas – berkas hardcopynya. Di samping itu pula selalu ada pembuatan catalog yang memang belum di buat ke bentuk word atau excel yang tadinya dari buku, untuk menyipakan ketika ada customer bertanya sudah filenya sudah siap di computer. Yang terakhir gudang, stock barang yang tersedia di gudang dari mulai packing dan pengiriman di kerjakan oleh orang yang sama sesuai divisi.

Dapat di kelompokan secara garis besar :

1.      Pemasaran online

2.      Pelayanan jual beli

3.      Pembukuan transaksi ( surat – surat dan laporan keuangan )

4.      List barang ( catalog dan daftar harga )

5.      Gudang ( packing – pengiriman )

Semua itu berjalan akan tetapi berantakan, karena SDM yang tidak memadai dari tiga macam produk di buat tiga divisi dan masing – masing divisi hanya terdiri dari dua dan tiga orang sedangkan tugas dari mulai pemasaran sampai pengiriman barang ( setelah terjadi transaksi ).

Waktu yang tidak memadai dalam oprasional kerja dari jam 08.00 – 17.00 menjadikan pengarsipan document tidak rapi, list customer kadang tidak tercatat atau terdata semua selain itu di surat penawaran harga yang biasa di kirim via email untuk customer menggunakan tandatangan atasan, begitupun dengan invoice dan invoice biasanya di kirm bentuk aslinya ( hardcopy ) sedangkan dari atasan itu sendiri sangat - sangat jarang ada di kantor seringnya pergi keluar kota dan mempersulit ke adaan untuk mendapatkan tandatangan tersebut sehingga menyebabkan keterlamtaban dalam penagihan dan itu menjadikan kejenuhan terhadap karyawan sehingga malas untuk bekerja, dan tidak adanya rapat yang teratur dalam mingguan ataupun bulanan sehingga karyawan lepas control dari pengawasan atasan. Ada pula beberapa karyawan yang sudah pintar dan mencapai titik jenuh keluar dari PT ABC ini yakni mendirikan perusahaan sendiri karena dia memahi semua sistemnya mulai dari point satu sampai lima yang di tuliskan di atas.

Perusahaan dagang yang tidak ada presentase terhadap masing – masing divisi dari omset yang di dapatkan membuat karyawan tidak mengejar omset yang telah di tentukan karena itu tidak mempengaruhi income mereka.

Atasan di PT ABC ini terlalu mengedepankan iklan atau membranded nama perusahaannya tanpa memperhatikan tugas – tugas karyawan terutama dalam melayani customer yang waktunya sangat tidak dapat di tentukan kapan karena customer bisa menelpon, sms atau kirim email bahkan datang ke kantor kapan saja.

Solusi untuk kasus tersebut menurut saya yaitu dengan merubah system yang ada sekarang, yaitu dengan membagi – bagi tugas secara point point tertentu, ada yang khusus kerjanya iklan atau pemasaran, melayani, mencatat pembukuan, membuat catalog, dsb. Sehingga semuanya tersetrukur rapi dan tidak ada peluang untuk berkolusi ketika kerjaaan tidak di pegang oleh satu orang yang sama dari awal sampai akhir.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.